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通知公告

关于做好《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》修订工作的通知

信息来源:发布时间:2018-03-15 06:39:00

  

九江市档案局文件

 

 

九档字〔201720

 

 

关于做好《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》修订工作的通知

 

市直各部门:

2008年,按照国家档案局8号令精神,我市市直部门进行了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》(以下简称归档范围和保管期限表)制定修订工作,至今已近10年。随着机关改革工作的不断深入,市直机关的数量、机构设置和部分机关职能都发生了很大变化,其形成的文件材料种类、内容也随之发生了变化。原归档范围有许多不能适应新的情况,不利于市直各机关文件材料收集归档工作的正常进行,甚至造成部分重要档案内容没有及时纳入归档范围,对档案的安全保管和日后有效利用都将产生不利影响。为此,经研究,确定今年至2019年连续三年在市直机关开展归档范围和保管期限表的修订工作。现将有关事项通知如下:

一、充分认识这次修订工作的重要性

归档范围和保管期限表是做好机关文件材料收集归档工作的重要依据,是归档工作的守门员过滤器。做好归档范围和保管期限表修订工作,是进一步依法加强档案资源建设,确保应收尽收要求落到实处的具体措施。各部门各单位要充分认识做好修订工作与规范机关档案管理、深化档案资源建设、档案工作关口前移的关系,增强自觉做好修订工作的自觉性,切实加强领导,明确任务,落实措施,保证修订工作按时按要求完成。

二、参加修订范围和重点单位

这次归档范围和保管期限表修订工作的参加范围,是所有市直机关单位。修订重点单位:

1、新建单位或过去未制定归档范围和保管期限表的单位;

2、因机构改革,单位进行分立、合并,造成职能职责、业务范围调整的单位;

3、在现有归档范围和保管期限表实施过程中,发现不能完全覆盖本单位形成的全部文件材料,或在具体条款和规定上与本单位文件材料形成情况不符的单位。

三、修订工作的要求

1、修订工作要从单位实际出发,认真负责。各单位要在既符合8号令精神和要求,又体现本单位工作特点和材料形成规律的前提下,全面修订文件材料归档范围和文书档案保管期限表这两部分内容,不能简单套用和照搬8号令条文。

2、归档范围要涵盖本单位形成全部文件材料。凡是涵盖不全的单位都要进行修订。特别是具有行政执法权或履行专项职能、从事专门业务管理工作的单位,要把执法活动及专门业务活动文件材料纳入归档范围,作为修订的重点内容。

3、根据形成档案具体类别制订保管期限表。即除文书档案外,其他如有行政执法权、履行某专项职能、从事专门业务管理工作的单位,要依据本单位形成的专业(专门)档案具体情况,制定归档范围和保管期限表。上级行业主管部门已对其专业(专门)档案归档范围及保管期限做出明确规定的除外。

4归档范围和保管期限表无需修订的要经审查同意。经对照梳理和仔细检查,认为本单位原归档范围和保管期限表仍符合现有实际情况,不需要进行修订的单位,要报情况说明材料。经审查同意后,原归档范围和保管期限表可继续使用。

四、方法步骤和时间安排

这次修订工作截止10月底前全部完成。具体程序如下

1、摸排清底。各单位根据对本单位及内设机构、职能职责、主要业务和所形成文件材料进行认真分析和研究,弄清楚形成材料的特点、规律和类型,明确归档类别、归档材料和不归档材料,梳理归档的材料保管和利用价值。

2、实施修订。各单位将摸底情况与现在使用的归档范围和保管期限表逐项比对,查找出归档范围和保管期限表与当前实际情况不符的条款与方面,按照 “8号令和市档案局的要求,进行相应的增、删、改,完成修订工作。如果无需修订,要说明情况,申请不修订。

3、报送材料。各单位将修订后的归档范围和保管期限表1020前报市档案局业务指导科。报送时提交下列材料:审查申请报告(要求用正式文件)、修订完成的归档范围和保管期限表及其电子版。

4、审查批准。对市直各部门报送的归档范围和保管期限表修订稿,市档案局将专门组织力量严格把关,严格审查,确保质量。对审查合格的单位,将复函反馈。

 

附件:2017《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》修订单位名单

 

 

 

                                  九江市档案局

                                 2017918


附件:

 

2017年《机关文件材料归档范围和文书

档案保管期限表》修订单位名单

 

市委办公厅、市政府办公厅、市纪委、市委组织部、市委宣传部、市委统战部、市委农工部、市委政研室、市法院、市公安局、市国安局、市环保局、市国税局、市地税局、市发改委、市工信委、市人社局、市工商局、市物价局、市质监局、市统计局、市旅发委、市卫计委、市建设规划局、市文广新局、市教育局、市广播电视台、九江日报社、市农业局、市林业局、市交通局、市体育局、市邮政管理局、市防震减灾局、市河道采砂管理局、市强制隔离戒毒所。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

九江市档案局办公室                     2017918日印发