资料是供人们工作、学习参考用的各种公开或内部出版物和文件、档案的复制品，一般包 括书刊、报纸、地图、图表以及音像制品等出版物。档案与资料有着十分密切的联系，它们都是人们认识和改造客观世界的记录，在实际工作中，人们很容易混淆档 案与资料的界限，这不利于档案与资料的保管与利用。
（1）来源不同。资料一般是从外部搜集来的，如从情报部门、出版部门、兄弟单位获得的各种有参考价值的档案复制件、出版物、科技文件材料等，而档案是其形成者在工作、生产和科研活动中的直接产物。
（2）作用不同。资料一般是供人们工作、学习参考的，不能作为工作的凭证和依据；档案是第一手材料，具有依据和凭证作用。
（3）机密程度不同。资料一般可以公开交流，机密程度较低；档案则具有一定的机密性，特别是现行文书档案和尖端科技档案中机密度高的部分，一般情况下在一定年限内是不公开的。
档案与资料有时也可以互相转化，档案经加工可编印成资料，如政策法规汇编等；资料如被某一个单位采用，也可以转化为该单位的档案。