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实体档案、电子档案接收流程

发布时间:2021-04-26 字体:      
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实体档案、电子档案移交接收流程


为进一步规范电子档案管理,有效维护电子档案的真实性、完整性、安全性和可识别性,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《电子档案移交与接收办法》要求,制定电子档案移交接收流程如下:

一、预约移交接收时间。预约移交接收时间。需要同时移交实体档案和电子档案的单位应与保管利用科预约移交时间。如只移交实体档案可直接与保管利用科预约移交时间,如只移交近5年内OA平台电子档案可直接与信息技术科预约移交时间。

二、移交接收现场准备。接收实体档案和数字化副本时,移交单位、移交单位数字化外包公司(或移交单位数字化工作技术人员)、保管利用科、信息技术科均需到场方可进行移交。

三、移交接收档案检测。保管利用科负责检测移交档案的实体档案数量、档案整理规范,实体档案目录内容结构规范;信息技术科负责检测移交档案中的电子档案质量,电子档案的目录格式,数字化副本中图片的头文件信息及四性安全(准确性、完整性、可用性和安全性),电子档案元数据结构规范。通过OA平台归档的电子档案可在线上进行检测。

四、移交接收档案范围。保管利用科负责接收移交档案中的实体档案,检查移交实体档案的目录,确保移交档案的目录与实体档案对应无误,将移交实体档案的电子目录导入省、市两级档案管理软件,并将移交档案的移交清册、各类档案目录、全宗介绍、大事记等纸质材料归入全宗卷,并补充查阅大厅检索目录中;信息技术科负责接收移交档案中的电子档案,建立档案管理软件新增模块,在移交档案的实体检测合格后,将电子档案数字化副本挂接至省、市两级档案管理软件,对数字化副本及元数据正确率进行检测,确保移交档案的电子档案准确无误并与目录数据对应。通过OA平台归档的电子档案由信息技术科负责接收至电子档案室。

五、办理交接手续。保管利用科、信息技术科对实体档案和电子档案验收合格后方可办理移交接收手续,填写《移交与接收登记表》由移交单位、保管利用科、信息技术科三方签字,移交单位、市档案馆双方盖章,各自留存一份;如只移交实体档案可直接与保管利用科办理交接手续;通过OA平台归档的移交单位移交目录一式三份,并填写《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。如无其他问题原则上应在10个工作日内与移交单位办理交接手续。


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